Jednym z nowych obowiązków, oprócz posiadania kanału do zgłoszeń naruszeń prawa, będzie wdrożenie w organizacji procedury zgłoszeń wewnętrznych . To z niej wynikać będzie w jaki sposób dokonywane mogą być zgłoszenia oraz w jaki sposób będą rozpatrywane one wewnątrz danej firmy.
Zgodnie z art. 25 projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, procedura ta określa:
1) Zespoły lub konkretni pracownicy wyznaczeni do przyjmowania i rejestracji zgłoszeń
Każda firma będzie musiała wyznaczyć wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń;
2) Sposób zgłaszania przez sygnalistów naruszeń prawa
W procedurze muszą być opisane dokładnie sposoby przekazywania zgłoszeń przez zgłaszającego wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanych dalej „adresem do kontaktu”;
3) Zespoły lub konkretni pracownicy wyznaczeni do obsługi zgłoszeń
Oprócz zespołu przyjmującego zgłoszenia, firma musi określić bezstronną, jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej; rolę tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
4) Określenie sposobu potwierdzania sygnaliście przyjęcie zgłoszenia
Firma będzie miała obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
5) Opisania wszystkich kroków, jakie będą podejmowane po zarejestrowaniu zgłoszenia
Przedsiębiorca będzie miał obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3, o których musi być mowa w procedurze;
6) Podany termin oczekiwania na informację zwrotną
Zgodnie z projektem ustawy, pracodawca będzie miał maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 4, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
7) Informacje na temat przekazywania zgłoszeń do organów nadzorujących
W procedurze firma będzie musiała zawrzeć zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Dodatkowo procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:
- wskazanie naruszeń, przepisów wewnętrznych obowiązujących w organizacji (o ile procedura ma jej objąć);
- wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi prowadzonej działalności, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych, innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub ryzykiem korupcji;
- informację, że zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
- określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
Jak widać przygotowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych wymaga głębszego namysłu. Dokument ten powinien przecież być dopasowany do profilu i specyfiki podmiotu w którym ma obowiązywać. Trzeba w szczególności ustalić kto ma przyjmować zgłoszenia, a także kto i na jakich zasadach będzie zajmować się działaniami następczymi. No i oczywiście należy uwzględnić preferowany sposób w jaki dokonywane będą zgłoszenia oraz prowadzona komunikacja z sygnalistą.
Warto zatem zająć się tematem z wyprzedzeniem. 1 miesięczne vacatio legis może okazać się niewystarczające. W szczególności, że treść procedury zgłoszeń wewnętrznych trzeba jeszcze skonsultować ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego podmiotu prawnego, jeżeli w tym podmiocie prawnym nie działa zakładowa organizacja związkowa. Takie konsultacje mają trwać nie krócej niż 5 dni, i nie dłużej niż 10 dni, licząc od chwili przekazania im projektu regulaminu. Dodatkowo wdrożenie procedury wymaga poinformowania pracowników oraz przeszkolenia ich z opisanych w niej procesów.