Trudna rola odbiorców zgłoszeń od sygnalistów.
W każdej organizacji ktoś będzie musiał odbierać zgłoszenia od whistleblowerów. To bardzo odpowiedzialne i niewdzięczne zadanie z punktu widzenia odbiorców zgłoszeń. Natomiast z perspektywy pracodawców, decyzja komu powierzyć to zadanie, jest jedną z kluczowych przy projektowaniu systemu do obsługi sygnalistów.
Odpowiedzialność odbiorców zgłoszeń
Zgodnie z kodeksem postępowania karnego, każdy kto dowie się o popełnieniu przestępstwa, ma społeczny obowiązek zawiadomienia o nim odpowiednie organy. Brak zawiadomienia w odniesieniu do większości przestępstw nie wiąże się jednak z ryzykiem odpowiedzialności karnej – bo jest to właśnie „obowiązek społeczny”. Jednak są też takie przestępstwa, o których trzeba powiadomić. W innym przypadku można ponieść odpowiedzialność karną. Mowa o przestępstwach z art. art. 240 kodeksu karnego. Oznacza to, że gdy odbiorca zgłoszeń w danej organizacji dowie się od sygnalisty o takim przestępstwie, będzie co do zasady zobowiązany dokonać zawiadomienia o jego popełnieniu. W innym wypadku narazi się na odpowiedzialność karną. Mogą więc zaistnieć sytuacje, że odbiorca stanie między młotem a kowadłem, musząc np. zgłosić zawiadomienie dotyczące swojego przełożonego.
Odpowiedzialność karna odbiorcy zgłoszeń, może dotyczyć także ujawnienia danych sygnalisty. Warto wiedzieć, że system obsługi sygnalisty musi być poufny, co ma gwarantować nieujawnienie danych sygnalisty, czy innych informacji objętych zgłoszeniem, nikomu kto nie jest do tego upoważniony. Na odbiorcy zgłoszeń spoczywa duża odpowiedzialność. Powinien on być osobą świadomą i dojrzałą. Pokusa plotkowania przy kawie, czy poddanie się presji przełożonego, co do ujawnienia danych objętych tajemnicą, może być nie tylko kosztowna, ale też rodzić odpowiedzialność karną.
Dylematy pracodawcy
Także z punktu widzenia pracodawcy, niezmiernie ważne jest zachowanie poufności systemu dla sygnalistów. A przede wszystkim to, aby zgłoszenia sygnalistów oraz obieg informacji z nimi związany, pozostał wyłącznie w kręgu upoważnionych do tego osób. Pracodawca ponosi odpowiedzialność majątkową za ujawnienie danych sygnalisty, czy też szeroko rozumiane działania odwetowe, które mogą spotkać sygnalistę na skutek dokonanego zgłoszenia. Ponadto treść zgłoszenia naruszenia prawa przez sygnalistę, może zawierać informacje poufne, czy też takie, których ujawnienie na zewnątrz, może pracodawcę narazić na szkodę. Dlatego tak ważne jest, aby wybór osób mających zajmować się odbiorem zgłoszeń był przemyślany.
Co można zrobić?
Osoby które będą zajmować się odbieraniem zgłoszeń, powinny z pewnością przejść specjalistyczne szkolenie. Rozumienie swojej roli, odpowiedzialności oraz konsekwencji jest tutaj kluczowa.
Ważne są także regulaminy i procedury, które będą regulować kwestię obsługi sygnalistów w danej organizacji. Chodzi przede wszystkim o to, aby były one dopasowane do specyfiki oraz wielkości organizacji, a przede wszystkim, aby były stosowane.
Warto rozważyć skorzystanie z pomocy zewnętrznego podmiotu profesjonalnie zajmującego się przyjmowaniem zgłoszeń i zapewniającego zachowanie wszelkich ustawowych standardów w tym zakresie. Takie rozwiązanie gwarantuje większą transparentność i bezpieczeństwo całego procesu. Wystarczy zawrzeć umowę z takim podmiotem, w której dana organizacja powierzy mu przyjmowanie zgłoszeń i upoważni do przetwarzania danych osobowych w tym zakresie.